Hiện đại hóa công tác quản lý khách hàng và ghi thu hóa đơn tại 05 đơn vị KDNS là đề án mới đã được phê duyệt thực hiện tại Công ty NSHN trong tháng 1/2018. Trong quý I/2018, 5 xã Đông Anh là khu vựa đầu tiên thực hiện thí điểm tập huấn giới thiệu hình thức áp dụng công nghệ ghi đọc, hóa đơn điện tử. Dự kiến, quý II/2018 sẽ triển khai hệ thống tại Xí nghiệp KDNS Ba Đình và trong quý III/2018 sẽ triển khai hệ thống tại tất cả các đơn vị còn lại của Công ty NSHN.

Thí điểm công tác ghi thu điện tử tại 5 xã huyện Đông Anh

05 đơn vị KDNS trực thuộc Công ty NSHN có tất cả 576 CBNV làm công tác quản lý khách hàng, ghi thu tiền nước cho 493.293 khách hàng. Hiện tại công tác ghi đọc sử dụng hai loại sổ: Sổ dây in ra từ hệ thống thông tin khách hàng phục vụ cho việc ghi đọc đồng hồ hàng tháng và sổ Loại truyền thống, tức là sổ tay ghi đọc tương ứng với lộ trình đọc một ngày. Mỗi nhân viên ghi trung bình đọc trên 100 đồng hồ/ ngày, thu tiền nước 100 đồng hồ/ ngày. Sau khi đọc chỉ số đồng hồ tại nhà khách hàng, nhân viên ghi đọc chuyển sổ đọc vể tổ vi tính của Phòng Kinh doanh. Nhân viên nhập liệu thực hiện các thao tác nhập chỉ số đồng hồ theo từng tuyến và vào theo thứ tự khách hàng; Tính hóa đơn tiền nước và kiểm tra bảng kê soát. Số lượng hóa đơn một tháng khoảng 465.000 hóa đơn, tổng cộng một năm đặt in khoảng 5,6 triệu phôi.  Nhân viên kinh tế các đội đến Phòng Kinh doanh nhận hóa đơn và giao cho các nhân viên thu ngân tại đội của mình.

Thực tế cho thấy, cách làm này đã trở nên lạc hậu, năng suất không cao do các nhân viên hay gặp phải khó khăn về vị trí đặt đồng hồ, bảo quản vệ sinh đồng hồ và khi đi thu tiền nước không gặp khách hàng. Việc áp dụng các công nghệ và thiết bị hiện đại như (máy đọc cầm tay, đọc chỉ số đồng hồ tự động, phát hành hóa đơn điện tử, …) sẽ giúp nâng cao năng suất lao động đáng kể, hiệu quả kinh doanh và tài chính của Công ty được cải thiện.

Giải pháp ghi đọc đồng hồ bằng máy đọc cầm tay sẽ giúp năng suất ghi đọc tăng, định mức đạt từ 2.000 đến 2.500 đồng hồ/nhân viên/tháng; Rút ngắn thời gian phát hành hóa đơn, hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu vào máy tính; Thông báo ngay được sản lượng tiêu thụ cho khách hàng, giúp cho phép khách hàng có nhiều lựa chọn hình thức thanh toán.

Giải pháp phát hành hóa đơn điện tử thay hóa đơn giấy: Đối với Công ty: Tiết kiệm chi phí in, kho lưu trữ hóa đơn giấy; Rút ngắn thời gian phát hành hóa đơn, giảm nhân lực in; Không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Đối với khách hàng: Tránh mất và bảo quản hóa đơn; Thuận lợi trong việc quyết toán thuế; Tiết kiệm thời gian khi truy tìm hóa đơn.

Đội quản lý địa bàn 5 xã Đông Anh có trụ sở tại NMN Bắc Thăng Long

Giải pháp đa dạng hình thức thu tiền nước và gạch nợ giúp giảm số lượng nhân viên thu; Tiết kiệm chi phí thu hóa đơn (dự kiến chi phí nhờ thu hộ qua đơn vị trung gian chỉ bằng ½ chi phí trả lương cho nhân viên thu); Cho phép khách hàng có thêm nhiều lựa chọn hình thức thanh toán.

Công tác thu tiền nước đề xuất được thay đổi so với hình thức thu truyền thống là thu tiền tại nhà khách hàng. Công tác thu tiền được thực hiện qua nhiều hình thức: Thu tại điểm thu của trụ sở Đội quản lý địa bàn; Thu tại các điểm địa bàn dân cư theo lịch ngày hàng tháng; Thu qua các Ngân hàng (Qua các phòng giao dịch của Ngân hàng; Cổng thông tin trực tuyến của Ngân hàng; Các hình thức thanh toán trực tuyến khác như Internet Banking, Mobile Banking, SMS Banking của Ngân hàng); Thu qua đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ (Qua các điểm thu tiền cước bằng tiền mặt, thẻ của đơn vị cung cấp; Cổng thông tin trực tuyến của đơn vị cung cấp; Các hình thức thanh toán trực tuyến khác như Internet Banking, Mobile Banking, SMS Banking của Ngân hàng liên kết với đơn vị cung cấp).

Nếu như công tác tiếp nhận thông tin khách hàng qua số điện thoại đường dây nóng và dịch vụ công một cửa là điểm nhấn trong công tác cải cách hành chính của Công ty NSHN giai đoạn 2016 – 2020 thì Đề án hiện đại hóa công tác quản lý khách hàng và ghi thu hóa đơn tiền nước là một bước chuyển mình toàn diện của Công ty NSHN trong công tác phục vụ khách hàng. Từ nay, khi áp dụng công nghệ tiên tiến vào quá trình ghi đọc đồng hồ và thu tiền nước sẽ giúp Công ty NSHN tiếp cận kịp thời cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư; Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng; Tăng năng suất lao động, quản lý kinh doanh hiệu quả; Kiểm soát chặt chẽ, minh bạch hóa công tác quản lý khách hàng và phát hành hóa đơn.